Polityka prywatności

Vexoloft szanuje prywatność swoich klientów i przywiązuje dużą wagę do ochrony danych osobowych przekazywanych podczas korzystania z naszej strony internetowej, składania zamówień, dokonywania zakupów oraz kontaktowania się z nami.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Vexoloft może gromadzić, wykorzystywać, przechowywać i przetwarzać informacje dotyczące użytkowników, a także w jaki sposób można skontaktować się z nami w sprawach związanych z danymi osobowymi.

Podczas odwiedzania lub korzystania ze strony internetowej Vexoloft dane osobowe mogą być przetwarzane zgodnie z niniejszą Polityką prywatności oraz obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

1. Jakie informacje możemy gromadzić

W zależności od sposobu korzystania ze strony i naszych usług możemy gromadzić różne kategorie informacji.

Informacje przekazywane bezpośrednio przez użytkownika

Podczas składania zamówienia, wypełniania formularzy na stronie lub kontaktowania się z nami możemy otrzymywać między innymi:

imię i nazwisko;
adres e-mail;
numer telefonu;
adres rozliczeniowy;
adres dostawy;
kod pocztowy;
informacje dotyczące zamówienia;
informacje o zakupionych produktach;
treści i informacje przekazane dobrowolnie podczas kontaktu z nami.

Informacje dotyczące zamówień i transakcji

W celu realizacji zakupów możemy przetwarzać między innymi:

numer zamówienia;
informacje o zakupionych produktach i ich ilości;
wartość zamówienia;
wybraną metodę dostawy;
status płatności;
status zwrotu lub refundacji;
inne informacje niezbędne do realizacji zamówienia.

Jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego dostawcę usług płatniczych, dane niezbędne do jej realizacji mogą być przetwarzane bezpośrednio przez tego dostawcę.

Vexoloft nie deklaruje w niniejszej Polityce przechowywania pełnych numerów kart płatniczych ani kodów zabezpieczających kart, chyba że dane te są faktycznie przetwarzane przez nasze systemy płatnicze w sposób zgodny z prawem i z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń.

Informacje techniczne i dane dotyczące korzystania ze strony

W zależności od technologii wykorzystywanych na naszej stronie podczas jej odwiedzania możemy automatycznie otrzymywać określone informacje techniczne, takie jak:

adres IP;
typ przeglądarki;
rodzaj urządzenia;
informacje o systemie operacyjnym;
data i godzina korzystania ze strony;
informacje dotyczące przeglądanych stron i interakcji z serwisem;
identyfikatory pochodzące z plików cookie lub podobnych technologii.

2. W jakich celach wykorzystujemy dane

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiedni cel oraz właściwa podstawa prawna.

W zależności od okoliczności dane osobowe mogą być wykorzystywane w następujących celach:

Realizacja zamówień

Obejmuje to potwierdzanie zamówień, obsługę informacji o statusie płatności, organizowanie dostawy, przekazywanie informacji związanych z zamówieniem oraz zapewnienie niezbędnej obsługi posprzedażowej.

Obsługa klienta

Dane mogą być wykorzystywane w celu odpowiadania na pytania, sprawdzania statusu zamówień, rozwiązywania problemów związanych z dostawą oraz obsługi zwrotów, refundacji i reklamacji.

Zapewnienie prawidłowego działania strony

Możemy przetwarzać niezbędne dane techniczne w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania i bezpieczeństwa strony, a także obsługi procesu zakupowego i składania zamówień.

Zapobieganie oszustwom i ochrona bezpieczeństwa

W uzasadnionych przypadkach możemy wykorzystywać odpowiednie informacje w celu wykrywania nietypowej aktywności, zapobiegania oszustwom oraz ochrony klientów, strony internetowej i naszej działalności.

Wypełnianie obowiązków prawnych

Jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy, możemy przechowywać lub przetwarzać określone dane dotyczące zamówień, transakcji oraz powiązanych z nimi dokumentów.

Marketing i działania promocyjne

Jeżeli prowadzimy działania marketingowe wymagające uzyskania zgody odbiorcy, uzyskamy ją w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy.

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, można ją wycofać.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

W zależności od rodzaju i celu przetwarzania możemy opierać je na jednej lub kilku z następujących podstaw prawnych:

wykonanie umowy lub podjęcie działań niezbędnych przed jej zawarciem – na przykład w celu realizacji zamówienia, obsługi statusu płatności oraz dostawy;
wypełnienie obowiązku prawnego – na przykład w zakresie przechowywania dokumentacji transakcyjnej lub finansowej wymaganej przez obowiązujące przepisy;
prawnie uzasadniony interes – na przykład w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony i transakcji, zapobiegania oszustwom oraz usprawniania niezbędnych procesów związanych z prowadzeniem działalności, o ile interesy te nie naruszają w nieuzasadniony sposób praw i wolności osób, których dane dotyczą;
zgoda – na przykład w przypadku niektórych działań marketingowych, analitycznych lub korzystania z opcjonalnych plików cookie, jeżeli przepisy wymagają uzyskania zgody.

Konkretna podstawa prawna zależy od celu i sposobu wykorzystania danych.

4. W jaki sposób możemy udostępniać dane osobowe

Vexoloft nie udostępnia danych osobowych niepowiązanym podmiotom trzecim wyłącznie w celu sprzedaży samych danych osobowych.

W celu prowadzenia sklepu internetowego, realizacji zamówień i świadczenia usług może być jednak konieczne przekazanie niezbędnych informacji usługodawcom odpowiedzialnym za określone funkcje, takim jak:

dostawcy platform e-commerce i usług technologicznych związanych ze stroną;
dostawcy usług płatniczych;
firmy logistyczne i przewoźnicy;
dostawcy usług IT, hostingu i przechowywania danych;
dostawcy usług związanych z obsługą klienta;
dostawcy usług analitycznych, marketingowych lub reklamowych, jeżeli faktycznie korzystamy z takich usług;
profesjonalni doradcy oraz organy i instytucje uprawnione na mocy prawa do żądania określonych informacji.

Dane powinny być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji odpowiedniej usługi, a współpraca z takimi podmiotami powinna odbywać się zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi ochrony danych.

5. Shopify

Vexoloft korzysta z technologii e-commerce dostarczanej przez Shopify w celu prowadzenia sklepu internetowego.

W związku z tym niektóre dane osobowe mogą być przetwarzane za pośrednictwem systemów Shopify w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcji związanych z zakupami, zamówieniami oraz pozostałymi usługami e-commerce.

Sposób przetwarzania danych osobowych przez Shopify może również podlegać odpowiednim zasadom prywatności i warunkom przetwarzania danych stosowanym przez Shopify.

6. Pliki cookie i podobne technologie

Nasza strona może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie w celu zapewnienia jej podstawowych funkcji, zapamiętywania określonych ustawień, analizowania sposobu korzystania z serwisu oraz – w stosownych przypadkach – udostępniania funkcji analitycznych lub marketingowych.

Niektóre pliki cookie mogą być niezbędne do prawidłowego działania strony i funkcji związanych z zakupami.

W przypadku opcjonalnych plików cookie, które zgodnie z prawem wymagają zgody, umożliwimy użytkownikowi dokonanie odpowiedniego wyboru za pomocą stosowanego na stronie mechanizmu zarządzania zgodami.

W przypadku wycofania zgody uwzględnimy dokonany wybór zgodnie z obowiązującymi wymogami. Niektórych niezbędnych plików cookie może nie być możliwe wyłączenie za pomocą mechanizmu zgody, ponieważ są one konieczne do zapewnienia podstawowych funkcji strony.

Szczegółowe informacje dotyczące faktycznie wykorzystywanych plików cookie, ich dostawców, celów oraz okresów działania powinny być dostępne w ustawieniach plików cookie na stronie lub w odrębnej Polityce plików cookie.

7. Okres przechowywania danych

Nie przechowujemy danych osobowych bezterminowo wyłącznie dlatego, że istnieje techniczna możliwość ich dalszego przechowywania.

W zależności od kategorii danych mogą obowiązywać różne okresy przechowywania.

Przy ustalaniu odpowiedniego okresu przechowywania bierzemy pod uwagę między innymi:

czas niezbędny do realizacji zamówienia i świadczenia usług;
czas potrzebny do obsługi posprzedażowej, zwrotów, refundacji lub sporów;
okresy wymagane w celu wypełnienia obowiązków podatkowych, księgowych lub innych obowiązków prawnych;
uzasadniony okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
pierwotny cel zebrania i przetwarzania danych.

Gdy dalsze przechowywanie danych nie jest już konieczne, zostaną one usunięte, zanonimizowane lub przetworzone w inny odpowiedni sposób, zgodnie z obowiązującymi wymogami.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ponieważ dostawcy platform e-commerce, usług technologicznych, płatniczych, logistycznych lub innych usług wykorzystywanych przez Vexoloft mogą prowadzić działalność w różnych państwach i regionach, w niektórych przypadkach dane osobowe mogą być przetwarzane lub przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Jeżeli obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych wymagają zastosowania dodatkowych zabezpieczeń w związku z takim przekazywaniem danych, zastosujemy odpowiednie mechanizmy prawne lub środki ochrony, stosownie do faktycznego sposobu przetwarzania danych.

9. Prawa związane z ochroną danych osobowych

Na podstawie RODO oraz innych mających zastosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobom spełniającym odpowiednie warunki mogą przysługiwać między innymi następujące prawa:

prawo dostępu do swoich danych osobowych;
prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
prawo do żądania usunięcia danych, jeżeli spełnione są odpowiednie przesłanki prawne;
prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych prawem;
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec określonych sposobów przetwarzania;
prawo do przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;
prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego we wszystkich sytuacjach. Realizacja niektórych żądań może podlegać warunkom, ograniczeniom lub wyjątkom wynikającym z obowiązujących przepisów.

Aby skorzystać z przysługujących praw, można skontaktować się z nami, korzystając z danych podanych na końcu niniejszej Polityki.

W celu ochrony danych osobowych przed realizacją niektórych żądań możemy podjąć uzasadnione działania mające na celu potwierdzenie tożsamości osoby składającej wniosek.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Jeżeli Vexoloft faktycznie korzysta z procesów opartych wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji lub profilowaniu, które wywołują wobec danej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływają, zapewnimy odpowiednie informacje i zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy.

Niniejszy punkt nie oznacza, że Vexoloft korzysta z takich rozwiązań, jeżeli w rzeczywistości nie są one stosowane na stronie.

11. Bezpieczeństwo danych

Przywiązujemy dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych i stosujemy uzasadnione środki techniczne oraz organizacyjne, dostosowane do charakteru naszej działalności i poziomu ryzyka, w celu ograniczenia ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych, ich ujawnienia, zmiany, utraty lub niewłaściwego wykorzystania.

Żaden sposób przesyłania danych przez Internet ani ich elektronicznego przechowywania nie zapewnia jednak całkowitego bezpieczeństwa. Z tego względu nie możemy zagwarantować, że transmisja lub przechowywanie danych będą w każdych okolicznościach całkowicie wolne od ryzyka.

12. Strony internetowe i usługi podmiotów trzecich

Strona Vexoloft może zawierać odnośniki do stron internetowych podmiotów trzecich, usług płatniczych lub innych usług zewnętrznych.

Po opuszczeniu strony Vexoloft i rozpoczęciu korzystania z usług podmiotu trzeciego dany podmiot może przetwarzać dane osobowe zgodnie z własną polityką prywatności.

Przed przekazaniem danych osobowych podmiotowi trzeciemu zalecamy zapoznanie się z zasadami prywatności obowiązującymi w ramach danej usługi.

13. Prywatność dzieci

Sklep internetowy Vexoloft nie jest przeznaczony w szczególności dla dzieci.

Jeżeli obowiązujące przepisy wymagają, aby osoba poniżej określonego wieku uzyskała zgodę rodzica lub opiekuna prawnego przed przekazaniem określonych danych osobowych lub wyrażeniem zgody na ich przetwarzanie, będziemy postępować zgodnie z odpowiednimi wymogami prawnymi.

14. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami funkcjonalności strony, sposobu prowadzenia działalności, wykorzystywanych usługodawców lub obowiązujących wymogów prawnych.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana na stronie internetowej Vexoloft.

Jeżeli zgodnie z obowiązującymi przepisami określone zmiany będą wymagały dodatkowego powiadomienia użytkowników lub ponownego uzyskania zgody, podejmiemy odpowiednie działania.

15. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, sposobu przetwarzania danych osobowych przez Vexoloft lub w celu złożenia wniosku dotyczącego swoich danych osobowych można skontaktować się z nami:

Marka: Vexoloft

E-mail: quickservice@vexoloft.com

Telefon: +81 70 9346 3983