Polityka ochrony danych osobowych zgodna z RODO

Dotyczy usług sprzedaży internetowej świadczonych przez zolodwell na rzecz klientów w Polsce i Europejskim Obszarze Gospodarczym

zolodwell oferuje meble i powiązane produkty wyposażenia domu. Ponieważ nasz adres kontaktowy związany z działalnością znajduje się w Japonii, natomiast magazyny zlokalizowane są głównie w Polsce, a częściowo również w Japonii, realizacja zamówień może wiązać się z korzystaniem z systemów e-commerce, usług płatniczych, magazynowych, logistycznych i obsługi klienta działających w różnych państwach lub regionach.

Nie chcemy opisywać wszystkich operacji dotyczących danych za pomocą ogólnych i nieprecyzyjnych stwierdzeń dotyczących prywatności.

Niniejsza Polityka szczegółowo wyjaśnia, dlaczego możemy potrzebować danych osobowych podczas odwiedzania zolodwell, zakupu mebli, dokonywania płatności, odbierania zamówień składających się z jednej lub kilku przesyłek, kontaktowania się z nami w sprawie dostawy oraz zgłaszania zwrotu, wymiany lub refundacji. Wyjaśniamy również, jakie rodzaje usług mogą uczestniczyć w tych procesach oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Kto odpowiada za przetwarzanie danych osobowych

W odniesieniu do operacji przetwarzania danych osobowych wykonywanych za pośrednictwem sklepu internetowego zolodwell, dla których określamy cele i sposoby przetwarzania, zolodwell pełni rolę administratora odpowiednich danych osobowych.

Marka / strona: zolodwell
Strona internetowa: zolodwell.com

Adres kontaktowy związany z działalnością:
陽だまりの丘6丁目502番地 サンビア2-409
桑名市, 三重県 511-0867
Japonia

Telefon: +81 70 9426 8299

W sprawach dotyczących dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu lub innych praw wynikających z RODO należy skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych dotyczących ochrony danych lub obsługi klienta publikowanych przez zolodwell.

Uwaga przed publikacją: w tym miejscu należy uzupełnić faktycznie używany przez zolodwell adres e-mail obsługi klienta lub adres przeznaczony do spraw związanych z ochroną danych.

2. Gdy tylko przeglądasz zolodwell

Samo przeglądanie naszej oferty mebli nie wymaga aktywnego podawania nam imienia i nazwiska, numeru telefonu ani adresu dostawy.

Aby jednak strona mogła prawidłowo się wyświetlać, zachowywać zawartość koszyka, obsługiwać proces składania zamówienia, wykrywać nietypową aktywność i zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa, strona oraz wykorzystywane przez nią usługi techniczne mogą przetwarzać określone dane techniczne, takie jak:

• adres IP;
• informacje o urządzeniu i przeglądarce;
• czas korzystania ze strony;
• informacje o odwiedzanych stronach i podstawowych interakcjach;
• niezbędne identyfikatory generowane przez pliki cookie lub podobne technologie;
• dane związane z bezpieczeństwem strony, diagnostyką błędów i utrzymaniem sesji.

3. Dane przetwarzane podczas zakupu produktów

Jeżeli dokonujesz zakupu produktów w sklepie zolodwell, możemy przetwarzać dane niezbędne do przyjęcia, realizacji i obsługi zamówienia.

Zakres przetwarzanych danych może obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres dostawy;
• kod pocztowy i miejscowość;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• informacje dotyczące zamówionych produktów;
• informacje dotyczące płatności i statusu zamówienia;
• dane przekazane podczas kontaktu dotyczącego zamówienia.

Podanie danych oznaczonych jako niezbędne jest konieczne do prawidłowej realizacji zamówienia, w tym przygotowania produktu, organizacji dostawy oraz kontaktu w sprawach związanych z zamówieniem.

Jeżeli klient nie poda wymaganych danych, możemy nie być w stanie przyjąć lub zrealizować zamówienia.

4. Dane dotyczące płatności

Podczas dokonywania płatności dane dotyczące transakcji mogą być przetwarzane przez odpowiednich dostawców usług płatniczych wykorzystywanych przy realizacji zamówienia.

zolodwell nie wykorzystuje danych płatniczych klienta w zakresie szerszym niż jest to konieczne do realizacji procesu zakupu, potwierdzenia płatności, obsługi zamówienia lub spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Zakres danych przetwarzanych przez dostawcę płatności może zależeć od wybranej metody płatności oraz zasad obowiązujących u danego operatora.

Nie prosimy klientów za pośrednictwem wiadomości e-mail lub telefonu o podawanie pełnego numeru karty płatniczej, kodu CVV/CVC ani hasła do konta.

5. Dane związane z dostawą i logistyką

Aby dostarczyć zamówione meble, możemy przekazywać niezbędne informacje podmiotom uczestniczącym w procesie realizacji dostawy, takim jak przewoźnicy, operatorzy logistyczni lub podmioty obsługujące magazyny.

Zakres przekazywanych danych ograniczamy do informacji potrzebnych do prawidłowego wykonania usługi, takich jak:

• imię i nazwisko odbiorcy;
• adres dostawy;
• numer telefonu kontaktowego;
• informacje dotyczące przesyłki lub zamówienia.

Dane te mogą być wykorzystywane w celu przygotowania przesyłki, przekazania jej przewoźnikowi, aktualizacji statusu dostawy oraz kontaktu w przypadku problemów z doręczeniem.

6. Zamówienia wysyłane w kilku paczkach

Niektóre meble, szczególnie produkty składające się z większej liczby elementów lub wymagające odpowiedniego zabezpieczenia podczas transportu, mogą być wysyłane w kilku oddzielnych paczkach.

W takim przypadku dane dotyczące jednego zamówienia mogą zostać wykorzystane do organizacji kilku powiązanych przesyłek.

Możemy przetwarzać informacje potrzebne do:

• utworzenia kilku numerów przesyłek;
• monitorowania statusu poszczególnych paczek;
• udzielenia informacji klientowi dotyczących brakujących części lub kolejnych dostaw;
• wyjaśnienia sytuacji, w której część zamówienia została dostarczona wcześniej niż pozostałe elementy.

Otrzymanie tylko części przesyłek nie musi oznaczać braku produktu lub zagubienia zamówienia. W przypadku wątpliwości możemy wykorzystać dane zamówienia w celu sprawdzenia pełnego statusu realizacji.

7. Magazyny w Polsce i Japonii

W celu realizacji zamówień zolodwell korzysta z magazynów znajdujących się głównie w Polsce, a częściowo również w Japonii.

W zależności od produktu, dostępności zapasów, miejsca realizacji oraz organizacji logistycznej dane dotyczące zamówienia mogą być przetwarzane przez odpowiedni magazyn lub podmiot logistyczny uczestniczący w realizacji zamówienia.

Nie każde zamówienie jest obsługiwane przez ten sam magazyn.

Przekazanie danych odbywa się wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji zamówienia, obsługi dostawy, zwrotu lub wymiany produktu.

8. Zwroty, wymiany i refundacje

Jeżeli klient kontaktuje się z nami w sprawie zwrotu, wymiany, reklamacji lub refundacji, możemy przetwarzać dodatkowe informacje potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia.

Mogą one obejmować:

• numer zamówienia;
• dane kontaktowe;
• informacje dotyczące produktu;
• opis problemu;
• zdjęcia produktu, opakowania lub uszkodzeń, jeżeli są potrzebne do weryfikacji sprawy.

Ponieważ zolodwell może korzystać z kilku magazynów obsługujących zwroty i wymiany, dane dotyczące zamówienia mogą zostać wykorzystane do ustalenia właściwego miejsca obsługi zwrotu oraz przygotowania odpowiednich instrukcji.

9. Dane przekazywane podczas kontaktu z obsługą klienta

Jeżeli kontaktujesz się z zolodwell w sprawie produktu, zamówienia, dostawy, zwrotu, wymiany lub innej kwestii związanej z obsługą klienta, możemy przetwarzać informacje przekazane w wiadomości lub podczas kontaktu.

Mogą to być między innymi:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• numer zamówienia;
• informacje dotyczące produktu lub przesyłki;
• treść zgłoszenia oraz dodatkowe informacje przekazane dobrowolnie przez klienta.

Dane te wykorzystujemy wyłącznie w zakresie potrzebnym do odpowiedzi na zapytanie, rozwiązania problemu oraz zapewnienia właściwej obsługi klienta.

10. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez zolodwell w następujących celach:

• realizacja zamówień i zawieranie umów sprzedaży;
• przygotowanie i dostarczenie produktów;
• obsługa płatności;
• kontakt dotyczący zamówień;
• obsługa zwrotów, wymian, reklamacji i refundacji;
• zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej;
• spełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• obsługa zapytań klientów;
• prowadzenie niezbędnej dokumentacji dotyczącej działalności.

11. Podstawy prawne przetwarzania danych zgodnie z RODO

W zależności od celu przetwarzania danych zolodwell może opierać przetwarzanie danych osobowych na różnych podstawach prawnych przewidzianych w RODO.

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy: gdy przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji zamówienia, dostawy produktu lub obsługi procesu zakupowego.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny: gdy przetwarzanie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes: między innymi w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, obsługi zapytań, ochrony przed nadużyciami lub dochodzenia roszczeń.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda: w przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest dobrowolnie udzielona zgoda użytkownika.

12. Usługi zewnętrzne wykorzystywane przy prowadzeniu sklepu

W celu prawidłowego działania sklepu internetowego zolodwell możemy korzystać z usług zewnętrznych dostawców technologii i usług biznesowych.

Mogą oni obejmować między innymi:

• dostawców platformy sklepowej;
• operatorów płatności;
• firmy logistyczne i przewoźników;
• dostawców narzędzi obsługi klienta;
• dostawców usług bezpieczeństwa i utrzymania strony;
• dostawców narzędzi analitycznych lub technicznych, jeżeli zostały aktywowane.

Każdy taki podmiot może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie koniecznym do świadczenia określonej usługi lub zgodnie z właściwą podstawą prawną.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ponieważ adres kontaktowy związany z działalnością zolodwell znajduje się w Japonii, a część procesów biznesowych może być obsługiwana przez podmioty znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w określonych sytuacjach może dojść do przekazania danych poza EOG.

Jeżeli takie przekazanie ma miejsce, odbywa się ono zgodnie z wymaganiami RODO dotyczącymi transferów danych osobowych.

Stosujemy odpowiednie mechanizmy ochrony danych wymagane przez obowiązujące przepisy, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

14. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Okres przechowywania może zależeć między innymi od:

• rodzaju danych;
• celu ich wykorzystania;
• obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• potrzeby zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub przestają być wykorzystywane w zakresie, w którym nie są już potrzebne.

15. Prawa osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z RODO osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych.

• Prawo dostępu do danych: możliwość uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane osobowe oraz uzyskania ich kopii.
• Prawo sprostowania: możliwość poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo usunięcia danych: w przypadkach przewidzianych przez RODO możliwość żądania usunięcia danych.
• Prawo ograniczenia przetwarzania: możliwość żądania ograniczenia sposobu wykorzystywania danych.
• Prawo sprzeciwu: możliwość wniesienia sprzeciwu wobec określonych rodzajów przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych: możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie w przypadkach przewidzianych prawem.
• Prawo wycofania zgody: jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie.

Nie należy wysyłać produktów zwrotnych bez wcześniejszego potwierdzenia adresu zwrotnego przez obsługę klienta.

16. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że sposób przetwarzania jej danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W przypadku osób znajdujących się na terytorium Polski właściwym organem może być:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
Urząd Ochrony Danych Osobowych

Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie ogranicza innych środków ochrony prawnej dostępnych na podstawie obowiązujących przepisów.

17. Bezpieczeństwo danych osobowych

zolodwell stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkową utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub niewłaściwym wykorzystaniem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń może obejmować między innymi:

• kontrolę dostępu do informacji;
• stosowanie odpowiednich procedur obsługi danych;
• zabezpieczenia techniczne wykorzystywanych systemów;
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób lub podmiotów, które potrzebują ich do wykonania określonych zadań.

Należy jednak pamiętać, że żadna metoda przesyłania danych przez Internet ani żadna metoda przechowywania elektronicznego nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.

18. Pliki cookie i podobne technologie

zolodwell wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania funkcji sklepu oraz poprawy jakości korzystania z serwisu.

Pliki cookie mogą być wykorzystywane między innymi do:

• zapamiętywania zawartości koszyka;
• utrzymania sesji użytkownika;
• zapewnienia bezpieczeństwa strony;
• analizy działania strony, jeżeli odpowiednie narzędzia zostały aktywowane;
• dostosowania wybranych funkcji serwisu.

Niektóre pliki cookie są niezbędne do działania podstawowych funkcji sklepu i nie mogą zostać wyłączone bez wpływu na działanie określonych elementów strony.

W przypadku technologii niewymaganych do podstawowego działania strony użytkownik może mieć możliwość wyboru ustawień zgodnie z dostępnymi opcjami zarządzania zgodami.

19. Dane dzieci i osób niepełnoletnich

Oferta zolodwell jest przeznaczona dla osób dokonujących samodzielnych zakupów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Nie zamierzamy świadomie zbierać danych osobowych dzieci bez odpowiedniej podstawy prawnej lub wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Jeżeli otrzymamy informację, że dane osoby niepełnoletniej zostały przekazane bez odpowiedniego uprawnienia, podejmiemy odpowiednie działania w celu wyjaśnienia sytuacji i dalszego postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

20. Dobrowolność podania danych

Podanie części danych osobowych jest dobrowolne, jednak w przypadku danych wymaganych do realizacji zamówienia ich brak może uniemożliwić zawarcie umowy, dokonanie płatności, organizację dostawy lub udzielenie odpowiedzi na zgłoszenie.

Zakres wymaganych informacji zależy od celu, w którym dane są przetwarzane.

21. Aktualizacje niniejszej Polityki prywatności

zolodwell może okresowo aktualizować niniejszą Politykę ochrony danych osobowych w związku ze zmianami dotyczącymi sposobu działania sklepu, wykorzystywanych usług, procesów logistycznych lub wymogów prawnych.

Aktualna wersja dokumentu będzie publikowana na stronie internetowej zolodwell.

Zmiany dotyczące niniejszej Polityki nie wpływają na prawa osób, których dane dotyczą, wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

22. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

Jeżeli masz pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, chcesz skorzystać ze swoich praw wynikających z RODO lub potrzebujesz dodatkowych informacji dotyczących niniejszej Polityki, skontaktuj się z zolodwell.

Marka: zolodwell
Strona internetowa: zolodwell.com
Adres kontaktowy:
陽だまりの丘6丁目502番地 サンビア2-409
桑名市, 三重県 511-0867
Japonia
Telefon: +81 70 9426 8299

W sprawach związanych z zamówieniami, dostawą, zwrotami lub obsługą klienta prosimy korzystać z danych kontaktowych udostępnionych przez zolodwell na stronie.